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政务信息公开背景下的档案保密与利用
发布日期:2018-11-05 点击次数:215 字体:【 】 双击自动滚屏 【打印本页

政务信息公开背景下的档案保密与利用

    

内容提要:政务信息公开是当今世界发展的潮流,这种潮流给档案利用带来了一丝新鲜空气,但在实际利用过程中,也存在一些关于公开与保密的争论。本文从探讨政务信息公开与档案保密、利用的关系入手,阐述政务信息公开对档案利用产生的重要影响,并结合实际情况,论述政务公开给当今档案保密与利用工作带来的启示。

 

    政务信息公开是社会进步和时代发展的象征,是衡量一个国家民主程度的重要尺度。200851,《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布以来,我国的政务公开进入了有法可依的新阶段。在这种潮流的引导下,档案工作如何处理好保密与利用的关系,迈出开放的新步伐,成为了研究的重中之重。

一 、政务信息公开内涵及与档案保密、利用的关系

(一)政务信息公开内涵

政务信息公开,涉及公开主体和公开客体两个方面。由于各学者研究角度和范围的不同,对于这两者的界定始终存在争议。以下笔者将从狭义的角度来阐述两者的内涵。

公开主体,即政府信息的拥有者,应该理解为行政机关。因为,一方面,行政机关掌握有当前社会80%的信息资源,是社会信息资源最大的占有者和控制者,其信息开放程度与我们每个公民密切相关;另一方面,行政机关的震慑力比较大,其自由裁量权遍布社会的每一个角落,会对社会和公众产生巨大影响。这足以说明行政机关作为公开主体来说是非常合适的。

    公开客体,就是政府信息。在《中华人民共和国政府信息公开条

例》(以下简称《条例》)中,是这样描述政府信息的:政府信息,是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的,以一定形式记录、保存的信息。由此可见,不论信息的产生方式和途径如何,其最终目的和意义如何,只要其主体是行政机关,这类信息就都应该划归为政务信息的范畴。

(二)政务公开与档案保密、利用的关系

政务信息公开是信息化发展的要求,是民主化和法制化健全的标志。就目前来看,在政务信息公开背景下,档案开放具有极其重要的意义,但是如何处理保密与利用的关系,如何在遵循相关法律法规的条件下,建立以用户为中心的服务模式,为更多的需求者服务,值得深思。

首先,政务信息公开要求档案部门做好基础工作,为有效地利用档案创造条件。由于档案部门既肩负着保管政府文件的重任,又是为政府机关服务的部门,所以在档案开放利用之前,首先要做好档案的收集、整理、鉴定、编目与检索工作等各项基础工作,为利用档案创造良好的条件。只有广泛地收集资料,系统地整理材料,对档案的破损进行修复,并编研出方便用户使用的检索工具,配备必要的相关设备以及必要的利用设施,才能为利用档案创造条件。也只有做好这些基础工作,才能避免文件长期滞留在单位或个人手中的现象,防止档案缺失,方便日后的利用。因此,档案管理部门应当依据档案管理的规定,做好相关工作,确保政务信息公开工作的顺利进行。

其次,政务信息公开要求档案部门处理好利用与保密的矛盾。根据档案发挥作用的规律性我们知道,档案机密程度呈递减趋势,档案科学文件作用呈递增趋势。事实上,档案的保密性是相对而言的,是受一定时空限制的。因为没有任何一种档案对于任何人来说都是封闭的,没有任何档案会永久封闭。所以在政务信息公开背景下,我们要加强审视档案的保密性与公开性,既要保管好党和国家的机密文件,又要积极地开展利用工作,使档案为各项工作提供服务。利用与保密,从根本上说是一致的,都是为了发挥档案在社会主义事业中的作用,为有效地推行政务公开服务。因此,要认真深入地审定档案内容,根据时间、地点和条件的变化情况,调整密级,逐步扩大开放范围,以方便广大用户正常地利用。

最后,政务信息公开要求有关部门及时制定或修订档案保密与利用方面的法律法规,完善相关法律法规体系。由于档案开放是一项严肃而细致的工作,所以在政务信息公开背景下,更要注意在开放档案的同时,严格履行保密的相关规定。档案部门应该根据档案法及实施办法,档案开放和利用办法等,制定适合本单位的实施细则。但在现有制度下,有些关于保密与利用的问题似乎还存在漏洞。例如,《档案法》规定,国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。但是由于档案部门掌握着大量的政府信息,在现有的体系下是否真正能够公开期满的政府信息,是否违背保密原则,到底如何界定,如何区分,还需要进行进一步的说明与阐述。

二、政务信息公开给档案保密与利用工作带来的启示

 1.增强政务信息公开下的档案保密与利用服务意识

 在人们的传统观念中,档案馆似乎是一种为政府部门服务的机构,其虽然具有极高的保存和利用价值,却很少像图书馆、博物馆一样为人们所了解。在政府积极开展政务信息公开服务的同时,档案信息作为一种重要的原生性资源,也应该从政府职能转变中汲取经验,增强其服务社会的意识,树立一种面向全社会的服务意识。

1958年国家档案局局长曾三在第一届全国人民代表大会第五次会议上,作了《大力开展档案资料的整理和利用,为社会主义建设服务》的发言,首次正式提出了“必须科学地保管和充分利用档案资料”的要求;党的十一届三中全会以后,党中央和国务院于1980年批准并颁布了《关于开放历史档案的几点意见》,正式提出并确立了开放历史档案的新方针、新政策。由于之前“重藏轻用,以藏为主”的档案管理观念深入人心,档案始终未能充分发挥其应有的社会功能。

在政务信息公开的背景下,档案部门应以此为契机,在收集、保管政府机构文件的基础上,在不违反保密原则的基础上,丰富馆藏,针对用户开展个性化的信息服务,方便社会各界、特别是普通公民了解政府在社会事务管理方面的新动向,改变传统的被动型服务模式,转变成一种以用户需求为中心的主动型服务方式,实现档案工作由“国家模式”向“社会模式”的转变,使档案成为一个服务社会的重要信息公开窗口。

  2.加强政务信息公开方式下的档案保密与利用方式的监管

  如今政务信息的公开方式多种多样,比如政府公报、政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等等。在这种背景下,档案部门应该在不违反保密原则的基础上努力完善档案利用的方式。除了传统的在档案馆(室)提供档案阅览服务、档案外借服务、举办档案展览外,还应根据用户的特殊需求,制发档案复制本和档案证明、向用户提供档案目录信息服务、公布出版档案以及开展咨询服务等。此外,根据信息社会发展的需要,还要充分发挥电子档案的特长,快捷地为广大用户服务。但是由于电子档案提供利用方式的多样化以及所依赖技术的复杂性,加强电子档案的保密监管十分重要。在提供档案利用的过程中,管理人员必须要加强对电子档案使用权限的审核,做好保密工作,注意提供必要的安全措施,以免给国家和档案部门带来损失。

  3.完善政务信息公开程序下的档案利用管理程序

在申请政务信息公开的过程中,申请人需要按照要求履行一些手续。例如首先应该表明自己的身份,然后要对所申请公开的政府信息的内容和形式进行说明,同时行政机关也要及时说明相关申请情况,对申请人负责。

  在档案利用过程中,也不可避免的要履行一些必要的手续。首先需要持个人有效身份证件或者单位证明,说明查阅范围和利用目的;其次,要到阅览室办理查档登记手续;其三,检索目录,写出所需档案的档号,由工作人员调出案卷,交利用者阅览;最后,查阅档案完毕,利用者将档案清点后交还接待人员核对。但是随着信息公开的深入人心,对于一些保密期满解禁的档案,应该适当地简化其手续,使其更好地为社会大众服务。< /p>

总之,在信息社会,政府的信息公开已经成为一种趋势,而档案这种记录社会信息的最古老最持久的形式,也将随着信息公开的扩展而逐渐被越来越多的人所利用。信息时代的到来为档案充分发挥其价值提供了良好的客观条件,但也对其属性之一的保密性带来了一定的冲击。正确处理好保密与利用的关系,不仅有利于档案机构自身的发展,而且有利于公众档案意识的提高,对推进我国民主化和法治化进程,加快国家发展和社会进步的步伐都起着至关重要的作用。

 

作者简介:陈瑾,安徽地矿局安徽工业经济职业技术学院档案馆员,从事档案管理与保密工作。

 

参考文献

[1]孙云川,高柳宾.政府网上信息资源环境管理研究[J].图书馆杂志,1999(11).

[2][]特里.库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响.《第十三次国际档案大会报告集》.中国档案出版社,1997

[3]蔡艳红.政府信息公开与档案工作[J].档案学通讯.2005(3)

[4]褚松燕.我国政府信息公开的现状分析与思考[J].新视野.2003(3)

 
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